Excesso de e-mails e reuniões reduz a produtividade de 64% dos profissionais

No dia a dia corporativo, reuniões e e-mails são essenciais para qualquer profissional. Eles são utilizados para alinhar objetivos, discutir estratégias, tomar decisões e manter a equipe informada sobre o andamento dos projetos. No entanto, um levantamento da Microsoft revelou que 64% dos trabalhadores dizem não ter tempo e energia para se dedicar ao trabalho devido ao acúmulo de e-mails e reuniões, e que eles possuem 3,5 vezes mais probabilidades de enfrentar problemas para desenvolver o pensamento estratégico.

A pesquisa, que monitorou a atividade de 31 mil colaboradores que utilizam as ferramentas disponibilizadas pela empresa, também constatou que 25% dos trabalhadores gastam cerca de 8 horas por semana lendo e escrevendo e-mails. Em relação às reuniões, esse dado é de cerca de 7 horas semanais. De acordo com a especialista em produtividade da Call Daniel, Marta Oliveira, isso afeta diretamente nos resultados do colaborador.

“Ler e-mails e fazer reuniões não é uma tarefa difícil, porém ela pode se tornar demorada por causa dos obstáculos encontrados no momento de executar a tarefa, como notificações e interrupções. Atividades que em média levam 30 minutos para serem executadas, podem chegar a uma hora devido às ações que tiram a atenção”, explica.

É importante reconhecer que nem todas as reuniões são necessárias ou produtivas. Muitas vezes, elas não têm um objetivo definido, o que acaba gerando desperdício de tempo e energia. Para Marta, é fundamental que os gestores e líderes façam uma boa gestão do tempo e das demandas.

“Passar muito tempo em reunião é abrir mão do trabalho focado. Às vezes, não é necessário se reunir, um e-mail objetivo resolve a demanda e economiza tempo. Quando ela for imprescindível, é importante ter uma pauta direta e evitar dispersões, assim as estratégias serão discutidas de forma mais produtiva”.