Como controlar as CNDs dos meus clientes?

As Certidões Negativas de Débitos (CNDs) são documentos que visam comprovar a não existência de débitos de determinada pessoa ou objeto junto a órgãos públicos. Esse documento emitido por diversos órgãos governamentais, nos âmbitos Federal, Estadual ou Municipal, pode ser relativo a um veículo, imóvel ou terrenos e outros bens. Porém, esse volume pode ser bastante expressivo e nem sempre fácil de controlar. Então, como o escritório de contabilidade pode controlar as CNDs dos seus clientes?

Certidões Negativas de Débitos (CNDs)

As CNDs estão presentes no dia a dia tanto das pessoas físicas quanto das jurídicas. No caso das pessoas jurídicas, ou seja, das empresas, as CNDs servem para demonstrar a regularidade fiscal e cadastral junto a determinado órgão governamental.

Normalmente são solicitadas quando uma empresa ou pessoa física precisa prestar serviços ou fornecer algum tipo de mercadoria a um órgão público ou sociedade de economia mista. Podem ainda ser utilizadas em empresas privadas para aprovação de cadastro de fornecedores ou para a validação de contratos.

Algumas das mais comuns são a Certidão Negativa de Imóvel, que declara que determinado imóvel não apresenta nenhum tipo de pendência como, por exemplo, impostos atrasados ou alienação.

Já a Certidão Negativa de Execuções Penais é aquela que comprova se existem débitos junto a órgãos municipais ou estaduais, de acordo com diferentes períodos de tempo.

A Certidão Negativa de Débitos Previdenciários irá provar que a empresa não tem pendências em relação à Previdência Social.

Prazos de validade

As CNDs normalmente têm prazo de validade de 180 dias e possuem em seu corpo a data de emissão, a sua validade, bem como a abrangência dos dados, além do que foi verificado durante sua emissão.

Forma de emissão

Na atualidade, a grande maioria das CNDs podem ser validadas, emitidas e controladas de forma eletrônica; porém, esse processo, apesar de cada vez mais simples e ágil, não garante organização para os escritórios devido ao grande volume de clientes e de CNDs emitidas.

Como controlar suas CNDs?

O processo anterior de emissão e controle das CNDs envolvia bastante esforço, tempo e estava sujeito a erros, uma vez que era necessário acessar todos os órgãos relativos à emissão de CND e, nestes, inserir dados como CNPJ e confirmação da operação. Porém, além de moroso, esse processo não permitia a constante verificação da validade das CNDs.

Assim, a melhor forma de controle das CNDs é a aquisição de uma solução automatizada e que permite não só a busca e emissão automática dos documentos, mas também o armazenamento e controle do vencimento das mesmas, já que os prazos devem ser constantemente validados de acordo com a necessidade do cliente.

Além disso, outras vantagens são observadas, como agilidade na comunicação e envio de informações para clientes, indicação de problemas que poderão ser rapidamente resolvidos, integração com outros sistemas e flexibilidade na personalização na emissão das certidões.