7 erros comuns na emissão de nota fiscal. Quais são? Como evitá-los?

A emissão da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), eventualmente, traz desafios, pois requer conhecimento da legislação contábil, fiscal e tributária, assim como atenção aos detalhes no preenchimento do documento. Pensando nisso, para te ajudar nessa tarefa, listamos aqui os 7 principais erros que ocorrem na emissão de uma nota fiscal, suas consequências e como eles podem ser evitados. Confira!

1 – Colocar estado de destino igual ao estado de origem em uma Operação Interestadual

Conhecido como rejeição 772, esse erro ocorre quando é emitida uma nota fiscal com a informação de Operação Interestadual, porém a UF do destinatário é igual a UF do emitente.

É sempre importante confirmar a “Cidade – Estado” informada no cadastro do cliente vinculado à sua NF-e, se for necessário, faça a alteração. Agora, se a “Cidade – Estado” do cliente estiver correta (operação dentro do mesmo estado da empresa emitente), confirme o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) informado nos produtos da sua NF-e.

2 – Errar o CFOP

Composto por 4 dígitos, este campo serve para identificar o tipo de operação, se é de entrada ou de saída, e tem vinculação direta com a natureza da operação. Sua finalidade é definir qual a operação ou prestação será efetivamente realizada. O CFOP traz informações complementares à natureza da operação, com vinculação de um código específico.

Existe um código exato e correto de CFOP para cada operação. Para encontrá-lo e evitar erros na nota fiscal, você pode acessar o IOB Online ou contratar um serviço de consultoria em legislação, como a IOB Consultoria.

3 – Errar o CST (Código de Situação Tributária da mercadoria)

O CST é uma sequência numérica que determina a tributação aplicada a cada produto. A numeração informa a origem da mercadoria, se é nacional ou importada, e as regras de recolhimento de ICMS aplicada.

O código CST está diretamente relacionado e deve ser coerente com o CFOP.

O preenchimento correto do CST é fundamental, pois indica o tratamento tributário dispensado à operação, por exemplo, isenção, não incidência ou simplesmente tributado. Utilizar o CST errado pode implicar na falta de recolhimento do ICMS, ocasionando cobrança de multa, juros e a necessidade de emitir documento fiscal complementar.

4 – Errar na Composição de Cálculo do ICMS

O valor do ICMS sobre a nota fiscal de um produto deve levar em conta também custos com o frete, seguro e despesas acessórias, entre outros, em sua base de cálculo, não apenas o custo segregado do produto.

Lembre-se: a tributação é aplicada a toda a operação envolvida na compra do cliente e entrega do produto. Caso contrário, você está cometendo crime de sonegação fiscal.

5 – Errar no preenchimento dos Campos que estão fora do Danfe

Importante destacar: para a emissão correta de uma nota fiscal não basta acertar no preenchimento de todos os campos do Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). É preciso ter total acuidade também no preenchimento do arquivo XML, que é a base da nota fiscal eletrônica.

O arquivo XML possui, por exemplo, um campo exclusivo que informa se a mercadoria é entregue ao cliente no ponto de venda ou em algum outro endereço.

Possui também um campo para quando a nota emitida faz referência a uma nota anterior. Isso ocorre, por exemplo, com uma nota de devolução de mercadoria, que deve fazer referência em campo específico à nota de compra do produto.

Erros no preenchimento do XML podem levar à rejeição da nota.

6 – Esbarrar na rejeição, quando o cliente tem problemas de cadastro

Outro erro frequente, e pouco divulgado, é quando ocorre a rejeição da nota porque o cliente pessoa jurídica tem algum problema cadastral que bloqueia sua inscrição estadual (irregularidade fiscal do destinatário).

Esse é um erro que não ocorre na emissão da nota em si, mas quando o departamento comercial ou o próprio empreendedor fecha negócio com outra empresa e não checa a situação cadastral do cliente.

Para se evitar que uma nota seja rejeitada, nunca esqueça de checar o CCC (Cadastro Centralizado de Contribuinte) de seu cliente PJ, clicando aqui. Atenção: não vale consultar o cadastro do Sintegra, pois o sistema da NF-e reconhece apenas o CCC na pesquisa cadastral.

Entre em contato com seu cliente, informe o problema e peça que ele regularize a situação junto à Sefaz de seu Estado para dar prosseguimento ao negócio.

7 – Não possuir um emissor digital de notas fiscais

Por fim, muitos empreendedores também cometem erros quando não possuem um sistema emissor de nota fiscal e dependem de sistemas gratuitos, que sofrem constantes instabilidades, são lentos e limitados.